Skrivelser, synpunkter och frågor till SAgiK

Rutin för inkommen handling, skrivelse, synpunkt eller fråga

SAgiKs styrelse och olika kommittéer tar dagligen emot frågor, synpunkter och förslag på olika vis, ofta via mejl eller via kansliet. Det allra mesta som kommer in behandlas och besvaras direkt av vårt kansli eller av ansvarig kommitté utan att hela styrelsen är inblandad. En del inkomna handlingar är däremot av den art att styrelsen tillsammans behöver titta på frågan.

I de fall som styrelsen behöver besluta om handlingen hanteras inkomna skrivelser, synpunkter och förslag till SAgiK på samma sätt som en inkommen handling till din kommun, regeringskansliet eller någon svensk myndighet.

Det som skiljer en förening från en offentlig förvaltning när det gäller handlingar är att som förening har vi ingen plikt att diarieföra det som kommer in och det råder inte heller någon offentlighetsprincip. Det går alltså inte att begära att få ta del av handlingar som kommit in till SAgiK. Det betyder att det bara är styrelsen, och eventuellt den person som skrivelsen berör, som känner till vem som skickat in handlingen.

Handlingar som ska hanteras av styrelsen hanteras på följande vis:

  1. Handlingen tas emot och personen som skickat in den får ett svar att SAgiK har tagit emot handlingen.
  2. Handlingarna går vidare till styrelsen som lägger dem på dagordningen till närmaste möte och styrelsen får ta del av det som skrivits.
  3. Styrelsen beslutar vad som ska ske med handlingen, hur den ska besvaras och vem som ska besvara den.
  4. Beslutet protokollförs och handlingen får ett ärendenummer så vi kan hitta igen den kopplat till beslutet om det är saker som fylls på efter hand.

Om handlingen innehåller en synpunkt om någon person eller klubb så är gången ytterligare några steg:

  1. Handlingen tas emot och personen som skickat in den får ett svar att SAgiK har tagit emot handlingen.
  2. Handlingarna går vidare till styrelsen som lägger dem på dagordningen till närmaste möte och styrelsen får ta del av det som skrivits.
  3. Handlingen skickas i sitt original till personen/klubben det gäller tillsammans med ett missiv (en kort sammanfattning av skrivelsens innehåll) skrivet av SAgiK och en uppmaning att besvara synpunkten senast inom 14 dagar. Svaret ska skickas tillbaka till SAgiK.
  4. När SAgiK tagit del av svaret om handlingen så fattas beslut om åtgärd.
  5. Beslutet skickas sedan både till personen/klubben och till den som lämnat synpunkten.

En handling som innehåller en synpunkt om person eller klubb kan aldrig lämnas anonymt. Personen eller klubben som är föremål för synpunkten har rätt att veta vem som lämnar synpunkterna och har rätt att bemöta dem.

Det är SAgiKs ordförande som är språkrör för styrelsen och det är ordförande som skriver och signerar besluten som skickas ut som svar eller åtgärd. Men det är alltid styrelsen som gemensamt har fattat beslutet.