Skrivelser, synpunkter och frågor till Svenska Agilityklubben

Rutin för inkommen handling, skrivelse, synpunkt eller fråga

Svenska Agilityklubbens styrelse och kommittéer tar emot frågor, synpunkter och förslag gällande agilitysportens utveckling från sina medlemmar. Allt som inkommer behandlas och besvaras men vem som hanterar frågan kan variera mellan styrelsen, klubbens kansli eller ansvarig kommitté.

Inkomna skrivelser hanteras på samma sätt som en inkommen handling till en offentlig myndighet. Det som skiljer en förening från en offentlig förvaltning, när det gäller hantering av handlingar, är att en förening inte är skyldig att diarieföra det som inkommit. Därmed råder inte heller någon offentlighetsprincip. Det går alltså inte att begära att få ta del av handlingar som kommit in till Svenska Agilityklubben. Det betyder att det bara är styrelsen, och eventuellt den person som skrivelsen berör, som känner till vem som skickat in handlingen.

Handlingar som ska hanteras av styrelsen hanteras på följande vis:

  1. Handlingen tas emot och personen som skickat in den får en bekräftelse på att Svenska Agilityklubben tagit emot handlingen.
  2. Handlingen går vidare till styrelsen som lägger den på dagordningen till nästkommande möte.
  3. Styrelsen beslutar sedan vad som ska ske med handlingen, hur den ska besvaras och vem som ska besvara den.
  4. Beslutet protokollförs och handlingen får ett ärendenummer.

Om handlingen innehåller en synpunkt om någon enskilt individ eller klubb så hanteras den enligt följande:

  1. Handlingen tas emot och personen som skickat in den får en bekräftelse på att Svenska Agilityklubben tagit emot handlingen.
  2. Handlingen går vidare till styrelsen som lägger den på dagordningen till nästkommande möte.
  3. Handlingen skickas i sitt original till individen/klubben det gäller, tillsammans med ett missiv (en kort sammanfattning av handlingens innehåll) skrivet av Svenska Agilityklubben med en uppmaning om att besvara synpunkten inom 14 dagar. Svaret ska sedan skickas tillbaka till Svenska Agilityklubben.
  4. När Svenska Agilityklubben tagit del av svaret fattas beslut om åtgärd vid nästkommande möte.
  5. Beslutet skickas sedan både till individen/klubben samt till den som skickat in handlingen.

En handling som innehåller en synpunkt om enskild individ eller klubb kan aldrig lämnas anonymt. Individen eller klubben som är föremål för synpunkten har rätt att veta vem som lämnat in ärendet och har rätt att bemöta detsamma.

Svaret på en skrivelse kommer från den som styrelsen anser lämplig för att svara på aktuellt ämne. Svaret skall alltid granskas av en person ur styrelsen som var närvarande vid beslutet. Beslut fattas alltid av hela styrelsen.